Note sono le ripercussioni della normativa di emergenza volta a fronteggiare la pandemia COVID-19, in particolare dei divieti di spostamento e assembramento in essa contenuti, sulle modalità di svolgimento delle assemblee sociali; in questo periodo dell’anno generalmente chiamate all’approvazione dei bilanci di esercizio.
Sollecitato in particolare da Assonime e Confindustria, il Governo, nel D.L. 17 marzo 2020, n. 18 (c.d. “Decreto Cura Italia”; convertito con modificazioni dalla L. 24 aprile 2020, n. 27), all’art. 106 (rubricato “Norme in materia di svolgimento delle assemblee di società”):
- ha stabilito lo spostamento dei termini di convocazione dell’assemblea per l’approvazione del bilancio 2019; e
- ha consentito l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione e l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie (al fine di «facilitare lo svolgimento delle assemblee nel rispetto delle disposizioni volte a ridurre il rischio di contagio»; così la relazione illustrativa Decreto Cura Italia).
L’art. 106, comma 1, infatti, dispone che, «in deroga a quanto previsto dagli articoli 2364, secondo comma, e 2478-bis, del codice civile o alle diverse disposizioni statutarie, l’assemblea ordinaria è convocata entro centottanta giorni dalla chiusura dell’esercizio».
Alle società che chiudono l’esercizio al 31 dicembre, la norma concede dunque fino al 28 giugno 2020 (che cade di domenica) per lo svolgimento dell’assemblea relativa all’approvazione del bilancio 2019 e, tenendo conto dei trenta giorni aggiuntivi per la seconda convocazione, con riferimento a tali società il termine ultimo per l’approvazione del bilancio 2019 sarà il 28 luglio 2020.
L’art. 106, comma 2, da parte sua, sancisce che «con l’avviso di convocazione delle assemblee ordinarie o straordinarie le società per azioni, le società in accomandita per azioni, le società a responsabilità limitata e le società cooperative e le mutue assicuratrici possono prevedere, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza e l’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione; le predette società possono altresì prevedere che l’assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, ai sensi e per gli effetti di cui agli articoli 2370, quarto comma, 2479-bis, quarto comma, e 2538, sesto comma, codice civile senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio».
L’art. 106, comma 3, con specifico riferimento alle società a responsabilità limitata, prevede che queste «possono, inoltre, consentire, anche in deroga a quanto previsto dall’articolo 2479, quarto comma, del codice civile e alle diverse disposizioni statutarie, che l’espressione del voto avvenga mediante consultazione scritta o per consenso espresso per iscritto».
L’art. 106, comma 7, infine, limita l’ambito di applicazione della norma «alle assemblee convocate entro il 31 luglio 2020 ovvero entro la data, se successiva, fino alla quale è in vigore lo stato di emergenza sul territorio nazionale relativo al rischio sanitario connesso all’insorgenza della epidemia da COVID-19».
Pochi giorni prima dell’emanazione del Decreto Cura Italia, il Consiglio Notarile di Milano ha emesso la Massima n. 187 dell’11 marzo 2020, “Intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione”, di seguito riportata.
«L’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione – ove consentito dallo statuto ai sensi dell’art. 2370, comma 4, c.c., o comunque ammesso dalla vigente disciplina – può riguardare la totalità dei partecipanti alla riunione, ivi compreso il presidente, fermo restando che nel luogo indicato nell’avviso di convocazione deve trovarsi il segretario verbalizzante o il notaio, unitamente alla o alle persone incaricate dal presidente per l’accertamento di coloro che intervengono di persona (sempre che tale incarico non venga affidato al segretario verbalizzante o al notaio).
Le clausole statutarie che prevedono la presenza del presidente e del segretario nel luogo di convocazione (o comunque nel medesimo luogo) devono intendersi di regola funzionali alla formazione contestuale del verbale dell’assemblea, sottoscritto sia dal presidente sia dal segretario. Esse pertanto non impediscono lo svolgimento della riunione assembleare con l’intervento di tutti i partecipanti mediante mezzi di telecomunicazione, potendosi in tal caso redigere successivamente il verbale assembleare, con la sottoscrizione del presidente e del segretario, oppure con la sottoscrizione del solo notaio in caso di verbale in forma pubblica».
La prassi notarile, quindi, ammette sia la c.d. “assemblea online”, che consente la partecipazione di tutti i soci e del presidente mediante mezzi di telecomunicazione, ma presuppone la presenza fisica del soggetto verbalizzante (segretario o notaio) nel luogo di convocazione (che dovrà essere indicato nel relativo avviso); sia la c.d. “assemblea virtuale”, svolta interamente mediante mezzi di telecomunicazione e in assenza di un luogo di convocazione (che non dovrà essere indicato nel relativo avviso).
Risulta opportuno segnalare che, con riferimento alle riunioni degli organi di amministrazione e controllo (consiglio di amministrazione; collegio sindacale ecc.), la normativa emergenziale non fornisce specifiche indicazioni circa la possibilità di adottare modalità diverse dalla riunione fisica, se già non previste dallo statuto. A tele riguardo, nel commento alla Massima n. 187 si ritiene possibile giungere a soluzioni analoghe a quelle raggiunte in merito alle assemblee: da un lato, ammettendo un “consiglio virtuale”, le cui riunioni «vengano indette senza indicazione di un luogo fisico presso il quale si svolgerà la riunione, bensì prevedendo esclusivamente la partecipazione mediante mezzi di telecomunicazione»; dall’altro lato, ritenendo applicabile al consiglio di amministrazione la norma dettata con riferimento all’assemblea dall’art. 106, comma 2, Decreto Cura Italia, che, per il suo periodo di vigenza, «consente di avvalersi esclusivamente dei mezzi di telecomunicazione pur in presenza di clausole statutarie che escludano o limitino tale facoltà, o comunque anche in assenza di clausole che lo consentano».
